Подскажите, пожалуйста, куда попадают документы на декларацию о вступлении в бра…

Подскажите, пожалуйста, куда попадают документы на декларацию о вступлении в брак после того, как их жених подает в гементе?
Изначально предполагали, что гементе направит из в суд г. Гента, но при подаче в гементе ему сказали, что проверять их будут также и в министерстве иностранных дел, при том, что я нахожусь в России.
Это какие то новые правила или у всех так было?
Заранее спасибо!