Международная практика легализации документов. Гаагская конвенция и апостиль
Международная практика легализации документов.Гаагская конвенция и апостиль
В международной юридической практике государственным органам, частным организациям, и, конечно же, обслуживающим их юристам постоянно приходится иметь дело с документами, происходящими из другой страны. Типичный пример: компания, открывающая представительство в иностранном государст-ве, должна предоставить в регистрирующие органы этого государства комплект своих учредительных документов. Та же компания, открывающая счет в зару-бежном банке, предоставляет набор своих документов в этот банк, и т.д.
Понятно, что иностранные документы - потенциальный источник проблем. Юристы, допустим, швейцарского банка прекрасно знают, как выглядят документы швейцарской компании, как они должны быть заверены и т.д. Но что делать, если счет в этом банке желает открыть компания из Свазиленда? Правила нотариального заверения, принятые в Свазиленде, недействительны в Швейцарии, да и вряд ли известны юристам банка. Как же проверить подлинность документов?
Традиционно эта проблема решается консульским заверением. Это значит, что документы компании сперва заверяются по месту ее регистрации (в Свазиленде) принятым там образом, а затем дополнительно в консульстве или посольстве Швейцарии в Свазиленде. Такая процедура называется легализацией иностран-ных документов: консульство (посольство) Швейцарии легализует документы из Свазиленда для их использования в Швейцарии. Как эквивалентный вариант, документы могут быть легализованы консульской службой МИД Швейцарии в самой Швейцарии, для чего они сперва должны быть заверены посольством или консульством Свазиленда в Швейцарии. Этот вариант применяется реже, так как консульства обычно неохотно занимаются таким заверением.
Казалось бы, ничего особенно сложного здесь нет, но на деле процедура заверения часто выливается в длительную бюрократическую волокиту. Во-первых, консульство формально заверяет не документы, как таковые, а подпись некого лица, ему известного. Как правило, предполагается, что это подпись сотрудника МИД соответствующей страны (Свазиленда). Поэтому документы приходится сперва заверять в МИД. У МИД могут быть свои требования к предоставляемым документам. Обычно необходимо, как минимум, нотариальное заверение. Получается такая цепочка: нотариус - МИД - консульство. Во-вторых, зачастую заверение документов находится где-то на периферии приоритетов в деятельности как МИД, так и консульства. Поэтому, в зависимости от степени их бюрократичности и загруженности соответствующих сотрудников, процедура заверения может тянуться неделями, а то и месяцами. В-третьих, может оказаться, что у Швейцарии вообще нет консульства в Свазиленде (или какой-то другой стране). Тогда легализация происходит в консульстве (посольстве) третьей страны, представляющем интересы Швейцарии в Свазиленде, что вносит дополнительную неразбериху.
Именно для того, чтобы облегчить жизнь участникам международной деятельности, и была подписана Гаагская конвенция от 5 октября 1961 г. Конвенция была принята в рамках Гаагской конференции по частному международному праву, постоянно действующей международной организации, занимающейся унификацией международного законодательства. Эту конвенцию следует отличать от других, принятых в рамках той же конференции, которые соответственно также называются Гаагскими (всего 35 конвенций начиная с 1955 г.), причем 5 октября 1961 г. их было принято целых три. Интересующая нас официально называется "Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов". Ее название не означает, что документы теперь совсем не надо заверять. Отменяется именно легализация (понимаемая как кон-сульское или дипломатическое заверение), а взамен вводится новая процедура заверения, более простая и унифицированная.
Процедура состоит в том, что непосредственно в стране происхождения доку-мента к нему прилагается специальный сертификат, называющийся "Апостиль" (буквально - "надпись"). Он может быть проставлен на самом документе в виде штампа, либо прилагаться к нему на отдельном листе. Сертификат имеет стан-дартную форму, предписанную конвенцией, и содержит в пронумерованных полях информацию о стране происхождения документа, лице, его подписавшем, а также о том, кто, где и когда произвел заверение, его подпись и печать, реги-страционный номер. В верхней части сертификата обязательно имеется надпись на французском языке "APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)".
Каждая страна уполномочивает те или иные из своих государственных органов на совершение такого заверения. Например, в России апостиль проставляет, как правило, Минюст РФ, а также министерства юстиции (юридические органы) субъектов федерации (в определенных случаях и другие органы). В США корпоративные документы обычно заверяются государственным секретарем штата, хотя на проставление апостиля уполномочены и клерки Верховного суда, окружных судов и др. В разных странах апостиль может проставлять, скажем, заместитель премьер-министра, или генерал-губернатор, или чиновник МИД: Ну и так далее.
Суть конвенции заключается в том, что при наличии апостиля на документе, происходящем из одной страны-участницы конвенции, дополнительная легализация документов для использования их в другой стране-участнице не требуется.
Таким образом, если документы свазилендской компании заверены апостилем в Свазиленде, то их можно использовать без дальнейшего заверения не только в Швейцарии, но и в других странах, подписавших конвенцию. Это первое важное преимущество апостиля по сравнению с консульским заверением. Второе состоит в том, что все заверение производится в рамках одной юрисдикции, а цепочка заверений несколько укорачивается, что экономит деньги, силы, а, главное, время участникам международной деятельности.
По условиям конвенции, заверению апостилем подлежат только официальные документы, то есть документы, подписанные государственными чиновниками, нотариальные акты и т.п. При этом апостилем заверяется подлинность подписи этого государственного чиновника или нотариуса. Само же содержание документа органом, проставляющим апостиль, строго говоря, не подтверждается, не проверяется, и вообще его не интересует. Оно остается на совести составителя документа.
До конца 1961 г. конвенцию подписали 8 государств. При этом процесс ратификации и вступления в силу начался значительно позже, с 1964 года. Но затем дело пошло быстрее, а в настоящее время число участников перевалило за 70. СССР подписал конвенцию в 1991 г., а вступила она в действие (для России как правопреемника) уже после его распада, в 1992 г.
Есть случаи, когда ни легализация, ни апостиль при предоставлении иностранных документов не требуются. Для этого между двумя странами должен существовать отдельный договор, предусматривающий отмену необходимости особого заверения. При этом предполагается, что документы заверены в стране их происхождения по ее законодательству.
В частности, в рамках СНГ действует Минская конвенция от 22 января 1993 г. (с изменениями от 28 марта 1997 г.) Ее полное название - "Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам". Предмет конвенции весьма обширен, но нас интересует только статья 13 ("Действительность документов"). Приведем ее первую часть дословно, так как она говорит сама за себя.
"Документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполно-моченным лицом в пределах их компетенции и по установленной форме и скре-плены гербовой печатью, принимаются на территориях других Договаривающихся Сторон без какого-либо специального удостоверения."
Кроме того, Россия имеет целый ряд (более двух десятков) двусторонних договоров о правовой помощи. Многие из них, особенно недавно заключенные, со-держит положения, аналогичные положениям Минской конвенции. Однако в каждом случае необходимо изучать текст конкретного договора, так как могут быть важные отличия. Например, отмена легализации может относиться не к любым документам, а только к передаваемым в порядке собственно правовой помощи (договоры с Финляндией и Грецией). Или договор может относиться только к уголовным делам, а не к интересующим нас гражданским, и т.д.
После того как иностранные документы заверены либо в консульстве, либо апо-стилем, либо, при наличии договора, по внутренним правилам иностранного государства, с ними можно работать в другой стране. Правда, сначала может потребоваться их официальный (нотариальный) перевод. После это комплект "документ плюс заверение плюс перевод" может использоваться наравне с внутренними документами второй страны, то есть с него можно делать нотари-альные копии, передавать в официальные органы, в банк и т.д.
Закончив этот краткий теоретический экскурс по вопросам международного заверения, рассмотрим несколько практических вопросов, связанных с иностранными документами и апостилем.
Вернемся к примеру (интересующему нас в первую очередь) с проставлением апостиля на корпоративных документах. Они бывают двух видов. Во-первых, это документы, выданные государственными органами, например, свидетельство о регистрации компании. Такие документы могут быть заверены апостилем непосредственно (заверяется подпись представителя регистрирующего органа). В некоторых случаях чиновник, осуществляющий регистрацию, может быть уполномочен и на проставление апостиля (например, госсекретарь штата Дела-вэр), так что заверение можно произвести сразу же при получении основного документа. Во-вторых, это могут быть внутренние документы компании, например, доверенность, подписанная директором компании. Такой документ сам по себе по условиям конвенции не подлежит заверению апостилем, так он под-писан частным лицом. Тем не менее, проставление апостиля возможно и в этом случае. Есть даже несколько вариантов. Во-первых, можно нотариально заверить подпись директора на доверенности, а потом подпись нотариуса заверить апостилем. Во-вторых, можно сделать нотариальную копию доверенности, а подпись нотариуса заверить опять же апостилем.
Третий способ наиболее универсален, но не во всех странах это возможно (в силу различий законов о заверении документов). Секретарь компании, или ее директор, или юрист (и т.д.) делает копии со всех документов компании, которые могут понадобиться в другой стране (свидетельство о регистрации, устав, протоколы, доверенности и пр.) и сшивает их в одну пачку. К этой пачке он прикрепляет свой аффидевит ("свидетельство"), то есть документ, где он подтверждает, что прилагаемые документы являются верными копиями документов такой-то компании. Этот аффидевит он собственноручно подписывает, а подпись заверяет нотариально. Апостиль ставится на подпись нотариуса. Этот способ, очевидно, наиболее прост, так как все документы заверяются единообразно, и экономичен, так как нужно оплатить проставление только одного нотариального заверения и одного апостиля на весь комплект. Кроме того, сами оригиналы документов остаются при этом в распоряжении компании.
Теоретически последний вид заверения оставляет больше возможностей для сомнения в подлинности документов, так как, скажем, секретарь компании при изготовлении копий документов не связан по закону столь жесткими требованиями, как нотариус при изготовлении нотариальных копий. На практике, однако, возражений против такого заверения никогда не возникает, в том числе у государственных органов в России, для которых само наличие апостиля является вполне достаточным.
Иногда приходится сталкиваться с проблемами, особенно в некоторых российских банках, связанных с непониманием различий в нюансах оформления апостиля в разных странах. Например, апостиль, выдаваемый госсекретарем штата Делавэр, несет на себе очень красивую тисненую золотую печать штата, а вот подпись самого госсекретаря представляет собой факсимиле (печатающееся на принтере вместе с бланком). Этот апостиль выдается на отдельной странице и прикрепляется к основному документу простой скрепкой. Такое заверение повергает в панику некоторых банковских юристов, которые склонны требовать, основываясь на российской практике нотариального заверения, чтобы подпись госсекретаря была собственноручной, апостиль был пришит к основному документу, а прошивка скреплена печатью заверяющего органа. Удовлетворить этим требованиям, конечно, невозможно, так как госсекретарь ничего подобного делать не будет: Гаагская конвенция этого не предписывает. Дело отчасти облегчается тем, что для официального использования документа в России нужен нотариально заверенный (в России) перевод, который при заверении пришивается к документу (включающему и страницу апостиля), и таким образом "отделяемость" апостиля не так бросается в глаза.
При изучении списка участников Гаагской конвенции следует помнить, что некоторые важные для международного бизнеса юрисдикции являются колониями или зависимыми территориями, например Британские Виргинские острова (БВО), Гибралтар, Нидерландские Антильские острова. Несмотря на их отсутствие в основном списке, конвенция распространяется и на них, если метрополия сделала соответствующее официальное заявление (что практически во всех интересных случаях так и есть). Поэтому проставление апостиля на БВО, на-пример, вполне возможно. Но, помимо этого, документы компании, зарегистрированной на БВО, можно заверить апостилем в самой Великобритании (что иногда удобнее), и в большинстве случаев такое заверение будет приниматься на тех же основаниях, как и сделанное на БВО.
При подготовке апостилированных документов следует на всякий случай иметь в виду, что некоторые территории до сих пор являются в той или иной степени спорными, например Фолклендские (Мальвинские) острова (Великобритания и Аргентина) или Гибралтар (Великобритания и Испания). Великобритания официально распространила действие конвенции на свои колонии и зависимые территории, включая обе вышеупомянутые. Поэтому апостиль, скажем, на Гибралтаре, получить можно (его проставляет Губернатор и Главнокомандующий города и гарнизона Гибралтар). Но вот использовать такой документ в Испании, скорее всего, не удастся: Испания сделала официальное заявление о непризнании распространении конвенции на Гибралтар.
Что касается договоров о правовой помощи, отменяющих легализацию, то к их применению стоит относиться с некоторой осторожностью, во всяком случае, в России. (Это не относится к Минской конвенции, действующей в рамках СНГ, механизм применения которой вполне отлажен.) Дело в том, что многие государственные и частные организации либо не знают о существовании таких до-говоров, либо если и знают, все равно склонны отказать в приеме документов без апостиля или консульской легализации, так как не имеют ни желания, ни практической возможности проверять подлинность иностранного заверения.
В частности, Россия имеет с Кипром договор о правовой помощи от 1984 г., предусматривающий признание официальных документов без особого заверения. Однако существует официальное письмо Госналогслужбы РФ (от 26 ноября 1996 г. N ВЕ-6-06/815), обязывающее налоговые органы при постановке на учет кипрских юридических лиц требовать легализации документов или апостиля, в явное нарушение международного договора. Мотивировка: недопущение деятельности юридических лиц, зарегистрированных на территории т.н. Турецкой республики северного Кипра, сепаратистского образования на оккупированной Турцией части территории Республики Кипр. Конечно, можно доказывать приоритет международного договора над ведомственной инструкцией в суде. Но обычно проще поставить апостиль.
В заключение отметим, что во избежание недоразумений следует четко отличать апостиль от иных форм заверения. Госсекретарь штата Делавэр, или британский МИД, или любой другой орган, проставляющий апостиль, может помимо этого осуществлять сертификацию документов и в соответствии с какими-либо иными стандартами, например, при заверении документов для стран, не являющихся участниками конвенции, с целью последующей консульской лега-лизации. Иногда выдаваемый при этом сертификат очень похож на сертификат апостиля и содержит почти такие же данные. Однако если его форма не находится в строгом соответствии с положениями Гаагской конвенции - это не апостиль. Соответственно, заверенные таким образом документы не обязательно будут приняты в странах-участницах конвенции (в России точно не будут). Как уже упоминалось, основным признаком апостиля является заголовок на французском языке со словом "Апостиль" и ссылкой на Гаагскую конвенцию.
- Войдите или зарегистрируйтесь, чтобы отправлять комментарии
- 11962 просмотра
Комментарии
С апостилями все понятно, а какой срок действия апостиля? 3 мес.? У меня гемеента развернула свидетельство о рождении и свидетельство о расторжении брака, апостили на них "свежие" , а сами документы от 2000 года. Так что получается, что толку от апостиля никакого, так как теперь мои документы гроша ломанного не стоят.
У апостиля нет срок действия - он бессрочный.
Ваша (и многих других) поблема в другом. В России свидетельство о рождении, браке и так далее выдается один раз и навсегда. В Бельгии - оно выдается по запросу всякий раз, когда человеку это надо - типа справки о здоровьи. Поэтому чиновники и требуют у вас каждый раз новое свидетельство - они нашего порядка не знают.
_______________
The Ultimate answer to Life, the Universe and Everything
Помогите разобраться!
Если в Бельгии ребёнку было изменено имя, нужно ли проставлять апостиль на этом документе, чтобы получить в России Российский внутр. паспорт на новое имя?
Или для России этот Бельгийский документ не играет роли? Как теперь привести бельгийские и российскиедокументы ребёнка в соответствие?
Апостиль
14.07.2010 11:38
Отдел по апостилированию Министерства юстиции Кыргызской Республики проставляет апостиль на официальных документах, исходящих из органов юстиции, а также документах других государственных органов, физических и юридических лиц, нотариально удостоверенных в установленном порядке.
Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.
Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения (ст. 5 Конвенции).
Апостиль - это специальный штамп, проставляемый на официальных документах, предназначенных для действия за границей, в соответствии с образцом, прилагаемым к постановлению Временного Правительства Кыргызской Республики от 10 июня 2010 года N 75. Штамп апостиль в Кыргызской Республике имеет форму квадрата со стороной не менее 12 см.
Консультации по вопросам проставления апостиля представляются специалистами отдела, как по средствам телефонной связи 0 (312) 65-34-47; 65-34-48, так и при личном приеме, в течение всего рабочего дня.
За проставление апостиля взимается сбор в соответствии со ст.12-3 Закона Кыргызской Республики «О неналоговых платежах»
Перечень документов, необходимых для проставления апостиля
1) заявление о проставлении апостиля на официальном документе, в соответствии с образцом, прилагаемым к ИНСТРУКЦИИ о порядке и условиях проставления апостиля, утвержденной постановлением Правительства Кыргызской Республики от 18 ноября 2010 года N 283;
2) документ, удостоверяющий личность (предъявляется);
3) официальный документ, подлежащий вывозу на территорию иностранного государства, участника Гаагской Конвенции;
4) документ об уплате сбора.
* Заявление о проставлении апостиля представляется в единственном подлинном экземпляре, а официальный документ, предназначенный для проставления апостиля представляется в двух экземплярах, один из которых (копия) помещается в папку для хранения документов, а другой (оригинал) выдается заявителю с проставленным апостилем.
Сроки исполнения государственной функции по проставлению апостиля
Сроки апостилирования документов – 5 календарных дней со дня представления документов.
Срок исполнения государственной функции в случае необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и (или) истребования образца оттиска печати или штампа государственного органа, органа местного самоуправления, должностного лица, от которого исходит официальный документ, не превышает 30 рабочих дней.
Основания для отказа в проставлении апостиля
если официальный документ не предназначен для вывоза за границу;
документ предназначен для представления на территории государства, которое не является участником Гаагской Конвенции или которое внесло возражение против присоединения Кыргызской Республики к Гаагской Конвенции;
если текст документа не пригоден к чтению в результате его повреждения;
документ заполнен или подписан карандашом либо получен через факсимильную связь;
документ содержит дополнения или исправления, не подтвержденные официально;
документы выданы без соблюдения требований законодательства Кыргызской Республики;
если подпись должностного лица и (или) оттиск печати или штампа государственного органа, органа местного самоуправления, должностного лица на официальном документе не соответствуют имеющимся в уполномоченном государственном органе образцам
если подписавшее официальный документ должностное лицо не обладает полномочием на его подписание;
в иных случаях, предусмотренных законодательством Кыргызской Республики.
Отказ в проставлении апостиля может быть осуществлен как в устной, так и в письменной форме.
Отказ в проставлении апостиля осуществляется в письменной форме при наличии соответствующего письменного обращения заявителя или соответствующей отметки в заявлении на проставление апостиля либо по требованию заявителя.
Обращаем Ваше внимание
Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, заключенная 5 октября 1961 года в городе Гаага для Кыргызской Республики вступает в силу с 31 июля 2011 года и соответственно, уполномоченные органы Кыргызской Республики начнут свою деятельность по проставлению апостиля с 31 июля 2011 года.
Проставление апостиля не требуется в страны, с которыми заключены договоры о правовой помощи по гражданским, семейным и уголовным делам, упрощающие порядок предоставления документов.
http://www.minjust.gov.kg/index.php/ru/2010-07-14-05-43-03
Утверждена
постановлением Правительства
Кыргызской Республики
от 18 ноября 2010 года N 283
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке и условиях проставления апостиля
I. Общие положения
II. Документы, подлежащие апостилированию
III. Сроки апостилирования
IV. Порядок и условия проставления апостиля
V. Отказ в апостилировании документа
VI. Заключительные положения
Приложение 1. Образец заявления физического лица
Приложение 2. Образец заявления юридического лица
Приложение 3. Книга регистрации апостиля
I. Общие положения
1. Настоящая Инструкция о порядке и условиях проставления апостиля (далее - Инструкция) определяет порядок и условия проставления апостиля всеми уполномоченными государственными органами, наделенными правом проставления апостиля на официальных документах, совершенных на территории Кыргызской Республики.
2. Целью процедуры проставления апостиля является обеспечение гарантии подлинности и надлежащего оформления апостилируемых документов, предназначенных для действия на территории стран-участниц Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года (далее - Гаагская Конвенция).
3. В настоящей Инструкции употребляются следующие термины:
апостиль - специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ;
апостилирование - процедура проставления оттиска штампа "Апостиль" на официальных документах, исходящих из Кыргызской Республики для представления их на территории государств-участников Гаагской Конвенции;
участник Гаагской Конвенции - государство, подписавшее и присоединившееся к Гаагской Конвенции;
уполномоченные государственные органы - государственные органы, обладающие правом проставления апостиля;
звездочка - плотная бумага, которая заклеивается в месте скрепления листов документа и на которой проставляется гербовая печать органа, проставившего апостиль.
4. В своей деятельности уполномоченные государственные органы руководствуются Гаагской Конвенцией, нормативными правовыми актами Кыргызской Республики и настоящей Инструкцией.
5. За проставление апостиля взимается сбор в установленном законодательством Кыргызской Республики порядке.
II. Документы, подлежащие апостилированию
6. Апостилированию подлежат официальные документы, которые приняты на территории Кыргызской Республики и подлежат использованию на территории другого государства, участника Гаагской Конвенции.
7. В качестве официальных документов, подлежащих апостилированию, принимаются:
а) документы, исходящие от государственных органов (учреждений, нотариусов), органов местного самоуправления и их должностных лиц, в том числе из правоохранительных и судебных органов;
б) нотариально-удостоверенные документы;
в) документы с официальными пометками (отметки о регистрации, визы, подтверждающие определенную дату, заверение подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса).
8. Оригиналы официальных документов, выданных органами Киргизской Советской Социалистической Республики и бывших республик Союза Советских Социалистических Республик, не могут быть апостилированы на территории Кыргызской Республики. Апостиль может быть проставлен на копиях таких документов, нотариально заверенных на территории Кыргызской Республики.
9. Апостиль не проставляется:
а) на документах, совершенных посольствами или консульскими учреждениями Кыргызской Республики;
б) на документах, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.
Исключением являются следующие документы: учредительные документы, патентная документация, исходящая из государственного органа (свидетельства о регистрации, лицензии);
в) на документах, не подлежащих вывозу и пересылке за границу (военные билеты, удостоверение личности, паспорта).
10. Официальные документы, выданные другими государствами, не могут быть апостилированы на территории Кыргызской Республики.
III. Сроки апостилирования
11. Сроки апостилирования документов не должны превышать 5 дней со дня представления документов.
12. В случае необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и (или) истребования образца оттиска печати или штампа государственного органа, органа местного самоуправления, должностного лица, от которого исходит официальный документ, срок апостилирования не должен превышать 30 дней.
13. В случае возникновения сомнений относительно подлинности подписи, печати или штампа государственного органа, органа местного самоуправления, должностного лица, ответственное за проставление апостиля лицо вправе осуществить дополнительную проверку документа.
Государственный орган, в который направлен запрос для проведения проверки соответствия подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, подлинности печати или штампа, которыми скреплен документ, должен представить в течение 3-х рабочих дней исчерпывающий ответ запрашивающему органу.
IV. Порядок и условия проставления апостиля
14. Документы для проставления апостиля принимаются как в подлинниках, так и в нотариально засвидетельствованных копиях.
15. Исполнение функции по проставлению апостиля включает в себя следующие процедуры:
- прием и регистрация документов;
- определение подведомственности и отсутствия оснований для отказа в проставлении апостиля;
- проверка соответствия подписи должностного лица и оттиска печати или штампа органа на официальном документе имеющимся образцам;
- проставление апостиля или отказ в проставлении апостиля (при установлении оснований для отказа в проставлении апостиля);
- выдача документов.
16. Для проставления апостиля представляются:
- заявление о проставлении апостиля на официальном документе (приложение 1, 2);
- документ, удостоверяющий личность (предъявляется);
- официальный документ, подлежащий вывозу на территорию иностранного государства, участника Гаагской Конвенции, исходящий от государственного органа, органа местного самоуправления, должностного лица, нотариально удостоверенный в установленном порядке, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;
- документ об уплате сбора за проставление апостиля при выдаче официального документа с проставленным апостилем.
17. Требования к документам, представляемым заявителями:
- заявление о проставлении апостиля представляется в единственном подлинном экземпляре (приложение 1, 2);
- официальный документ, предназначенный для проставления апостиля представляется в двух экземплярах, один из которых (копия) помещается в папку для хранения документов, а другой (оригинал) выдается заявителю с проставленным апостилем;
- официальные документы должны содержать реквизиты, наличие которых обязательно согласно законодательству Кыргызской Республики (номер, дата, подпись, печать);
- тексты документов, представленных для проставления апостиля, должны быть изложены ясно и четко, подписи должностных лиц и оттиски печатей должны быть отчетливыми;
- если документ имеет поправки и (или) приписки, они должны быть оговорены в документе лицом, подписавшим документ. Указанные приписки и (или) поправки должны быть изложены так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное и зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном виде.
18. Основанием для начала исполнения функции по проставлению апостиля является представление в уполномоченный государственный орган документов, необходимых для проставления апостиля.
19. Специалист, уполномоченный принимать документы, определяет подведомственность обращения и устанавливает его предмет (знакомится с комплектом представленных документов). Если предметом обращения заявителя не является проставление апостиля на официальных документах, специалист, уполномоченный принимать документы, сообщает заявителю, к каким должностным лицам и в какой государственный орган следует обратиться.
Специалист, уполномоченный принимать документы, вносит в журнал учета входящих документов запись о приеме документов, которая содержит:
- порядковый номер записи;
- дату приема документов;
- данные о заявителе (фамилию и инициалы физического лица, наименование юридического лица, государственного органа, органа местного самоуправления);
- количество документов, представленных для проставления апостиля;
- реквизиты официального документа, представленного для проставления апостиля (номер, серия, место и дата выдачи);
- фамилию и инициалы специалиста, принявшего документы.
20. Датой представления документов является дата их поступления.
21. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, при рассмотрении документов осуществляет проверку соответствия на официальном документе подписи должностного лица и оттиска печати или штампа органа имеющимся образцам, наличия у названного лица полномочий на право подписи официального документа, представленного на проставление апостиля.
22. В ходе визуальной проверки соответствия оттиска печати или штампа на официальном документе имеющимся образцам специалист, уполномоченный на проставление апостиля, проверяет отсутствие подчисток, приписок, неоговоренных исправлений, а также обращает внимание на:
- равномерность и насыщенность цветового тона оттиска печати или штампа;
- четкость изображения элементов оттиска печати или штампа;
- отсутствие визуально различимых выдавливаний краски за края контура рисунка оттиска печати или штампа;
- отсутствие искажений деталей оттиска печати или штампа, "смазываний", "стираний".
23. При отсутствии в уполномоченном государственном органе образцов подписи и оттиска печати или штампа специалист, уполномоченный на проставление апостиля, оформляет официальный запрос на получение образца подписи, оттиска печати или штампа и подтверждения полномочий на право подписи должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ.
24. При получении образцов оттиска печати или штампа, подписи, подтверждающей полномочия на право подписи должностного лица, подписавшего представленный для проставления апостиля документ, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, помещает полученные образцы подписи и оттиска печати или штампа в дело с имеющимися образцами.
25. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, рассматривает представленный официальный документ на предмет наличия реквизитов (номер, дата, подпись, печать).
26. По результатам проведенной проверки специалист, уполномоченный на проставление апостиля, принимает следующее решение:
- о проставлении апостиля;
- об отказе в проставлении апостиля.
27. При принятии положительного решения о проставлении апостиля специалист, уполномоченный на проставление апостиля, проставляет на представленном официальном документе апостиль.
28. Проставление апостиля осуществляется путем проставления специального оттиска штампа "Апостиль", с его последующим заполнением.
29. Заполнение граф в штампе "Апостиль" осуществляется на государственном языке Кыргызской Республики.
30. Штамп "Апостиль" должен быть выполнен в форме квадратного клише, размером 12x12 см, заголовок штампа "Апостиль" должен содержать текст на французском языке, согласно форме, утвержденной постановлением Временного Правительства Кыргызской Республики "О мерах по реализации положений Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" от 10 июня 2010 года N 75.
31. Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным, отличным от проставления оттиска штампа "Апостиль", способом не допускается.
32. Оттиск штампа "Апостиль" проставляется на официальном документе - в свободном месте от текста либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе бумаги.
33. В случае проставления оттиска штампа "Апостиль" на отдельном листе, листы апостилируемого документа и лист с оттиском штампа "Апостиль" нумеруются и прошиваются ниткой любого цвета либо специальным тонким шнуром, лентой. Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается "звездочкой", на которой проставляется гербовая печать. Оттиск гербовой печати располагается равномерно на "звездочке" и на листе. Количество прошитых листов заверяется штампом, содержащим сведения о количестве прошитых и пронумерованных листов.
34. Если в государстве назначения необходимо представление перевода, данные документы переводятся на язык страны назначения, после чего перевод заверяется государственным нотариусом, а в завершении на заверенном переводе проставляется апостиль.
35. В случае если в государстве назначения требуется дополнительный перевод штампа апостиля, то применяется двойная процедура проставления апостиля. То есть документы, после проставления апостиля, переводятся на язык страны назначения переводчиком, в том числе штамп апостиля, после чего перевод заверяется государственным нотариусом, а в завершении на заверенном переводе проставляется апостиль.
36. Перевод, помещенный на отдельном от подлинника листе (листах), скрепляется с подлинным документом, прошнуровывается и заверяется подписью государственного нотариуса.
37. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, заполняет проставленный оттиск штампа "Апостиль" следующим образом.
В строке 2 оттиска штампа "Апостиль" указывается фамилия должностного лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля.
Если в официальном документе не предусмотрена подпись и фамилия должностного лица, но при этом документ исходит от имени государственного органа, органа местного самоуправления, то в строке 2 оттиска штампа "Апостиль" указывается: "подпись не предусмотрена", а в строке 4 - официальное название органа, от которого исходит данный документ.
Если представленный к проставлению апостиля официальный документ подписан должностным лицом, имеет все необходимые реквизиты и не вызывает сомнений, но фамилия подписавшего его должностного лица не расшифрована и установить ее не представляется возможным, то в строке 2 оттиска штампа "Апостиль" после слова "подписан" вместо фамилии указывается "должностным лицом", а в строке 3 - должность этого лица.
При проставлении апостиля на копии документа, засвидетельствованного в нотариальном порядке, в строке 1 оттиска штампа "Апостиль" после слов "Настоящий официальный документ" указываются слова "нотариальная копия", а в строках 2, 3, 4 - фамилия нотариуса, должность и наименование нотариального округа соответственно.
В строке 3 оттиска штампа "Апостиль" указывается должность лица, подписавшего документ. Если официальный документ подписан несколькими лицами, указывается должностное положение главного из них по должности (например, председательствующего в составе суда).
В строке 4 оттиска штампа "Апостиль" указывается официальное наименование органа, выдавшего документ.
В строке 5 оттиска штампа "Апостиль" указывается город, в котором проставляется апостиль.
В строке 6 оттиска штампа "Апостиль" цифрами указывается дата проставления апостиля.
В строке 7 оттиска штампа "Апостиль" указывается наименование уполномоченного государственного органа (например, Министерство юстиции Кыргызской Республики).
В строке 8 оттиска штампа "Апостиль" указывается номер, соответствующий порядковому номеру в книге регистрации апостиля.
В строке 9 оттиска штампа "Апостиль" проставляется гербовая печать уполномоченного государственного органа.
В строке 10 оттиска штампа "Апостиль" ставится подпись и указывается фамилия лица, проставившего апостиль.
38. Внесение изменений (исправлений, подчисток) в тексте оттиска штампа "Апостиль" не допускается.
39. После подписания и проставления гербовой печати специалист, уполномоченный на проставление апостиля, вносит в книгу регистрации апостиля (приложение 3) запись, в которой указываются:
- порядковый номер записи (строка 8 оттиска штампа "Апостиль");
- дата проставления апостиля (строка 6 оттиска штампа "Апостиль");
- наименование официального документа, на котором проставляется апостиль, его реквизиты (номер, серия, место и дата выдачи);
- фамилия и должность лица, подписавшего официальный документ (строка 2 и 3 оттиска штампа "Апостиль" соответственно);
- фамилия, инициалы и должность лица, проставившего апостиль (строка 10 оттиска штампа "Апостиль");
- фамилия, имя, отчество заявителя, с указанием данных документа, удостоверяющего личность заявителя;
- страна предъявления апостиля (указывается согласно заявлению);
- реквизиты документа об уплате сбора за проставление апостиля;
- подпись лица о получении документа.
40. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, выдает официальный документ заявителю. Заявитель, в свою очередь, расписывается в получении документов в соответствующей графе книги регистрации апостиля.
V. Отказ в апостилировании документа
41. В апостилировании документов может быть отказано, если:
а) документы подпадают под действие пункта 9 настоящей Инструкции;
б) документ предназначен для представления на территории государства, которое не является участником Гаагской Конвенции или которое внесло возражение против присоединения Кыргызской Республики к Гаагской Конвенции;
в) текст документа не пригоден к чтению в результате его повреждения;
г) документ заполнен или подписан карандашом либо получен через факсимильную связь;
д) документ содержит дополнения или исправления, не подтвержденные официально;
е) документы выданы без соблюдения требований законодательства;
ж) подпись должностного лица и (или) оттиск печати или штампа государственного органа, органа местного самоуправления, должностного лица на официальном документе не соответствуют имеющимся в уполномоченном государственном органе образцам;
з) подписавшее официальный документ должностное лицо не обладает полномочием на его подписание.
42. Отказ в проставлении апостиля должен быть мотивирован в письменном виде.
43. Жалобы на отказ в проставлении апостиля уполномоченным государственным органом рассматриваются в установленном законодательством порядке вышестоящим органом, а в случае оставления жалобы без удовлетворения - судом.
VI. Заключительные положения
44. Уполномоченные государственные органы должны владеть образцами подписей официальных лиц и оттисками печатей и штампов учреждений Кыргызской Республики, ответственных за выдачу документов, подлежащих апостилированию.
О любом изменении указанных выше образцов и оттисков должно быть сообщено уполномоченным государственным органам соответствующими учреждениями в течение 3 рабочих дней с момента возникновения изменений.
45. Книга регистрации апостилированных документов и квитанции об уплате сборов хранятся в течение срока, установленного законодательством.
46. Документы, предназначенные для представления на территории государства, не являющегося участником Гаагской Конвенции, или на территории государства-участника Гаагской Конвенции, но выдвинувшего возражение против присоединения Кыргызской Республики к ней, проходят обычную процедуру консульской легализации в установленном порядке.
г.Бишкек
от 10 июня 2010 года ВП N 75
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ВРЕМЕННОГО ПРАВИТЕЛЬСТВА
КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
О мерах по реализации положений Конвенции,
отменяющей требование легализации иностранных
официальных документов
В целях реализации положений Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, подписанной 5 октября 1961 года в городе Гаага (далее - Гаагская Конвенция), Временное Правительство Кыргызской Республики постановляет:
1. Установить, что официальные документы, указанные в статье 1 Гаагской Конвенции, удостоверяются путем проставления апостиля на этих документах согласно прилагаемому образцу.
2. Определить в качестве государственных органов, обладающих полномочиями по проставлению апостиля следующие государственные органы:
Министерство юстиции Кыргызской Республики - на официальных документах, исходящих из органов юстиции, а также документах других государственных органов, физических и юридических лиц, нотариально удостоверенных в установленном порядке;
Министерство внутренних дел Кыргызской Республики - на официальных документах, исходящих от органов внутренних дел Кыргызской Республики;
Генеральная прокуратура Кыргызской Республики - на официальных документах, исходящих от органов прокуратуры;
Государственная служба национальной безопасности Кыргызской Республики - на официальных документах, исходящих от органов национальной безопасности;
Государственная служба финансовой полиции Кыргызской Республики на официальных документах, исходящих от органов финансовой полиции;
Судебный департамент Кыргызской Республики - на официальных документах, исходящих от судебных органов.
3. Государственным органам, указанным в пункте 2 настоящего постановления, в месячный срок в установленном порядке:
- внести во Временное Правительство Кыргызской Республики предложения по внесению соответствующих изменений в нормативные правовые акты Кыргызской Республики, вытекающие из настоящего постановления;
- определить круг лиц, уполномоченных выполнять функции по проставлению апостиля, и лиц их замещающих;
- принять меры по изготовлению штампов апостиля.
4. Министерству юстиции Кыргызской Республики разработать и внести в установленном порядке во Временное Правительство Кыргызской Республики порядок проставления апостиля.
5. Государственному министерству иностранных дел Кыргызской Республики уведомить депозитарий Гаагской Конвенции - Министерство иностранных дел Королевства Нидерландов о государственных органах, наделенных правом проставления апостиля.
6. Министерству юстиции Кыргызской Республики, Министерству финансов Кыргызской Республики и Государственному агентству антимонопольного регулирования при Правительстве Кыргызской Республики в месячный срок внести во Временное Правительство Кыргызской Республики предложения о размере и порядке взимания сборов за проставление апостиля.
7. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования.
Опубликован в газете "Эркин Тоо" от 22 июня 2010 года N 55-56
8. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на отдел экономики, промышленности и предпринимательства Аппарата Временного Правительства Кыргызской Республики.
Председатель Временного
Правительства Кыргызской Республики Р.Отунбаева
Приложение
к постановлению Временного Правительства
Кыргызской Республики
от 10 июня 2010 года N 75
ОБРАЗЕЦ АПОСТИЛЯ
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ APOSTILLE │
│ │
│ (Convention de la Haye du 5 octobre 1961) │
│ │
│1. Олко ____________________________________________________________ │
│ Ушул расмий документ │
│2. Кол коюлду (фамилиясы) __________________________________________ │
│3. Катарында чыккан ________________________________________________ │
│4. моор/штамп менен куболондурулгон (мекеменин аталышы) ____________ │
│____________________________________________________________________ │
│ куболондурулду │
│5. _________________________________________________________________ │
│6. (Датасы) _______________________________________________________ │
│7. (Куболондургон органдын аталышы) ________________________________ │
│8. N _______________________________________________________________ │
│9. Моору/штампы ____________________________________________________ │
│10. Колу ___________________________________________________________ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Примечание:
Гаагской Конвенцией предусмотрена форма штампа апостиля в виде квадрата размером не менее 9x9 см.
Целесообразно иметь штамп апостиля размером 12х12 см, в пределах площади которого шрифт текста может быть увеличен для удобства его изображения и прочтения.
Не допускается изменение языка исполнения, текста и последовательности его размещения на штампе.
Заполнение текста штампа допускается только на государственном языке Кыргызской Республики.
г.Бишкек
от 16 ноября 2009 года N 296
ЗАКОН КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
О присоединении Кыргызской Республики к Гаагской
конвенции, отменяющей требование легализации
иностранных официальных документов,
от 5 октября 1961 года
Статья 1.
Присоединиться к Гаагской конвенции, отменяющей требование легали-
зации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года.
Статья 2.
Министерству иностранных дел Кыргызской Республики депонировать
грамоту о присоединении депозитарию, которым является Министерство
иностранных дел Королевства Нидерланды.
Статья 3.
Настоящий Закон вступает в силу со дня опубликования.
Опубликован в газете "Эркин Тоо" от 20 ноября 2009 года N 98
Президент Кыргызской Республики К.Бакиев
Принят Жогорку Кенешем
Кыргызской Республики 2 октября 2009 года
Внесены поправки в Положение о Судебном департаменте, по которому департамент должен проставлять апостиль на документах
30-09-2010
08:21
Бишкек (АКИpress) - Постановлением Временного правительства внесены поправки в Положение о судебном департаменте. Об этом 29 сентября сообщает пресс-служба президента.
Положение дополнено пунктами, согласно которому Судебный департамент должен «проставлять апостиль на официальных документах, исходящих от судебных органов, в порядке, установленном законодательством», а также «оказывает правовую помощь по гражданским, семейным и уголовным делам в соответствии с международными договорами, вступившими в установленном законом порядке в силу, участником которых является Кыргызстан».
Апостиль в Кыргызстане введен с целью сокращения количества процедур, необходимых для заверения иностранных официальных документов, и экономии времени и денежных средств, затрачиваемых на процесс легализации.
http://kg.akipress.org/news:270041
http://www.uristy.ru/urists/info/sadanbeko...warticle/43981/